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○0973『仕事がはかどりすぎて困る!デキるオトコの文具術』

『仕事がはかどりすぎて困る!デキるオトコの文具術』
著者名:中島孝志 出版社:株式会社アーク出版 文責 理科 井上嘉名芽

 文房具は仕事をする上で欠かせない物である。しかし、書ければ良いと考えてしまうと実は無駄な動きすなわち時間を作ってしまうのである。本書は効率よく仕事をする上での机での整理術と文房具の選定まで紹介してある。ここでは、特に机の整理術を紹介する。
「あなたもトップ営業マンになりたければデスクを整理することだ。理由はいろいろあるけれども、ポイントは次の三つである。不必要な書類は邪魔になる家族の写真やミニダーツなどをディスプレイ代わりにしている人がいるが、これは賛成である。遊び心、心の癒しグッズは楽しいしおもしろい。しかし、いつ使うかわからないような書類、データ、資料の山はさっさと処分する。つまり、机上でも必要か不必要かというメリハリをきちんとつけておきたい。「いつか使うかも」というグレーゾーンの資料は放っておくと増え続ける。気づけば、ゴミの山の住人になりかねないほどだ。効率的に仕事をする!トヨタのカンバンシステムのように、ほしいものを、ほしい時に、ほしいだけ取り出せる方法がスマート。少なければどこにあるかすぐわかるし、アシスタントや同僚に電話で指示してもすぐに見つけられる。捨てるか使うかを常に決断する。効率的な仕事をする人は、必要なものと不必要なものとの区別、峻別、分別が瞬時にできる。
 ササッと片づけたい時に役立つ「MECE」の法則 
 効率的なデスクに改善するコツは「MECE(ミーシー)」である。これはアメリカのコンサルタンティング・ファームであるマッキンゼーが徹底させている仕事スタイルで、「Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive」。すなわち、“漏れなくダブりなく”を徹底するのである。平たくいえば、漏れや抜けがあっては困るが、かといってダブってもいけない。同じような資料は何枚もいらない。1枚あればいい。しかも、前もってコピーしておく必要はない。その場で必要になってはじめてコピーすればいいのである。たとえば、ペンケースの中に赤と黒のボールペンを2種類入れておく必要はない。3色ボールペン1個でカバーできる。シャーボがあれば、シャーペンや鉛筆もいらない。よくペンスタンドに何本も同じ種類の文具を入れている人がいるが、これなどダブりの典型である。こういうムダから整理するのだ。手っ取り早く改善するには、いったんすべて整理してしまう。その後でどうしても必要なものだけを復活させる、どういう要領で進めればいいだろう。」


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